Kirjojen sovittelu

Kirjan täsmäytys on täsmäytys, jonka yritys suorittaa ennen kirjanpidonsa sulkemista varmistaakseen, että kirjat ovat ajan tasalla ja ettei yrityksen kirjanpidossa ole manipulointia tai petoksia.

Kuten me kaikki tiedämme, tilikirjat ovat kaiken yrityksen piirustuksia. Tilikirjan ylläpito on avain varainhoitoon.

Tilikirjan pitäminen ei kuitenkaan riitä. On myös välttämätöntä, että kirjanpito on tarkka ja täydellinen. Tämän varmistamiseksi on olemassa useita tarkastuksia ja tarkastuksia, mutta yksi perustavanlaatuisimmista ja olennaisimmista tavoista on "Kirjojen sovittelu".

Mikä on sovinto?

Se on prosessi, jossa verrataan kahta tietuejoukkoa ja analysoidaan näiden kahden sarjan mahdollisia eroja.

Nämä kaksi tietuejoukkoa voivat olla mitä tahansa tilikirjojen koko valikoimasta. Yleensä yksi tietuejoukko on yrityksen kirjojen pääkirja, joka on sovitettava yhteen ja toinen tietuejoukko saadaan sisäisistä tai ulkoisista lähteistä.

esim. vertaamalla pankkikirjaa (sisäinen lähde) verrattuna tiliotteeseen (ulkoinen lähde).

Milloin sovittelu tehdään?

Se suoritetaan yleensä ennen tilien päättämistä. On suositeltavaa tehdä se kuukausittain, jotta kirjat ovat ajan tasalla, mutta ne voidaan tehdä myös neljännesvuosittain tai vuosittain.

Suuremman äänenvoimakkuuden tulisi olla sovittelun tiheys, jotta sovitteluprosessi olisi sujuvampaa.

Ne tulisi tehdä vuosittain, ennen kuin tilintarkastajat vahvistavat kirjat. Suurin osa täsmäytyksistä on ennakkoedellytys auditointitarkoituksiin. Sarbanes Oxleyn (SOX) voimaantulon jälkeen vuonna 2002 sovinnoista on tullut entistä kriittisempi, kun vaadittu vaatimustenmukaisuus on noussut eri tasolle.

Mikä on sovinnon ajanjakso?

Yksi kriittisistä näkökohdista, joista on huolehdittava sovittelua suoritettaessa, on, että molempien tietueiden ajanjakson tulisi olla sama.

Edellä esitetyn esimerkin mukaisesti on erittäin epäloogista verrata ajalta 1.1. - 31.3. - 16 otettua pankkitiliä 1.1. - 30. kesäkuuta - 16. kesäkuuta päivättyyn tiliotteeseen. Vertailun pitäisi olla yhteinen.

Oleellista on myös huomioida, että Aloitus- tai Alku-saldon tulisi olla aina yhtä suuri molemmille tietueille. Edellä mainitussa tapauksessa, jos saldot 1.1.2016 eivät ole identtiset, tämä ero on ensin korjattava sen sijaan, että jatkettaisiin sovittelua 1.1. - 31.3.

Miksi sovinto tulisi suorittaa?

Tunnista petos

Tilikirjojen käsittely on helppoa. Yksi tapa havaita petos on sovinto. Ymmärretään tämä esimerkillä.
ABC Corporationin kassanjohtaja tekee petosta, kun se ei kirjaa asiakkailta saatuja käteisiä. Tällöin asiakas- ja käteisluettelot eivät muutu, ja hän voi tasoittaa saadut rahat.
Yksinkertainen tapa havaita tällaiset petokset on suorittaa asiakaskirjan täsmäytys. Kun asiakkaan kirjanpitoa ABC: n kirjoissa verrataan asiakkaan kirjoissa olevaan ABC: n pääkirjaan, saldot eivät sido toisiaan ja petos havaitaan.

Varmista, että tietueet ovat täydelliset:

Toisinaan tietyt toiminnot vaikuttavat kirjoihimme, mutta niitä ei ohjata tilitiimin kautta, joten ne voivat jäädä huomaamatta.
Pieni esimerkki on sekki, jonka asiakas on tallettanut suoraan pankkitilille. Jos asiakas ei ilmoita asiasta, pankin pääkirja ja asiakasluettelot ovat puutteelliset, mikä johtaa tosiseikkojen vääristämiseen.

Varmista, että tietueet ovat oikeita:

Kirjanpidossa on todennäköisiä inhimillisiä virheitä.
Yksi esimerkki inhimillisistä virheistä on numeroiden väärä sijoitus, esimerkiksi myynnin todellinen arvo oli Rs. 99 736, joka kirjattiin virheellisesti Rs: ksi. 97,936.
Nämä voidaan selvittää tilien täsmäyttämisen yhteydessä. Nämä ovat vain siirtovirheitä, ja tässä tapauksessa ero on yleensä jaollinen 9: llä.

Parhaita käytäntöjä sovitteluprosessissa

Jotkut parhaista käytännöistä, joita voidaan soveltaa sovittelun saavuttamiseksi tarkoituksensa saavuttamiseksi, ovat seuraavat:

Yritysten tulisi perustaa sisäisesti noudatettava sovitteluprosessi. Sen tulisi kattaa taajuus, avaintilit, joille täsmäytys on tehtävä, standardoidut muodot jne. Nämä prosessit vaihtelevat volyymin, toimialan tyypin, riskialttiiden alueiden jne. Mukaan. Politiikka olisi valmisteltava ja jaettava Talous- ja tilitiimi.
Tullien erottamista olisi noudatettava. Se tarkoittaa, että työntekijöiden kirjanpitoon kirjaavien työntekijöiden ei pitäisi olla osa täsmäytysprosessia. Se varmistaa, että toinen tarkistaa toisen tekemän työn uudelleen.
Valmistajan-tarkistajan prosessin auktoriteettimatriisia tulisi noudattaa. Eri työntekijöiden tulisi myös laatia ja tarkistaa sovittelulausekkeet nimityksen perusteella. Johtaja voi valmistella täsmäytyslausunnon ja päällikkö voi tarkistaa sen.
Valmistajan ja tarkastajan tulisi suorittaa asianmukainen kirjautuminen, jotta ihmiset tuntevat itsensä riittävän vastuullisiksi.
Olisi vahvistettava tiukat aikataulut sovittelun loppuun saattamiselle petosten havaitsemiseksi ja oikea-aikaisen toiminnan toteuttamiseksi.
Sisäisen tarkastuksen tulisi kattaa myös näiden täsmäytyslausuntojen tarkastaminen.
Hyväksymisprosessi olisi asetettava oikaisumerkintöjen (jos sellaisia löytyy sovittelun aikana) välittämiseksi tilien korjaamiseksi. Se varmistaa, että keski- ja ylempi johto päivitetään ajoittain.
Liiteasiakirjojen (kuten tiliotteen, asiakkaan kirjanpidon jne.) Tulisi olla osa sovittelulausetta, josta kirjaudutaan.

Kuinka sovittelulausunto näyttää?

Sovittelulausunnon tulisi olla mahdollisimman yksinkertainen. Sen tulisi sisältää tarvittavat yksityiskohdat, kuten mikä kirjanpitoa sovitetaan yhteen, mikä on sovittelun aika, milloin sovittelu valmistellaan, kuka on valmistellut, tarkistanut, hyväksynyt jne.

Seuraava on yksinkertainen muoto sovittelulausekkeesta:

ABC Co.
Pankkien täsmäytyslausunto 31.3.-16
Pankkitili nro 00000xxxxxx
	Saldo kirjanpitokirjan mukaan 31.3.-16		xxx
Lisätä:	Säätö 1	xxx
	Säätö 2	xxx
	Säätö 3	xxx	xxx
Vähemmän:	Säätö 4	xxx
	Säätö 5	xxx	xxx
	Säätö 6
	Tilinpäätöksen mukainen saldo 31.3.-16		xxx
Laatija: kirjanpitäjä
Tarkastaja: Manager
Vahvistanut: Talousjohtaja

Jompaa kumpaa näistä kahdesta joukosta voidaan pitää perustana, ja oikaisut tulisi lisätä tai vähentää, jolloin saavutetaan tasapainoluku.

Edellä olevassa muodossa pankkitili otetaan perustaksi. Jos kuitenkin tilinpäätöstä pidetään perustana, kaikki oikaisut kumotaan. Kahden tapauksen seuraaminen auttaa ymmärtämään tämän paremmin:

Tapaus A - Pankkikirjan ottaminen perustaksi

	Saldo kirjanpitokirjan mukaan 31.3.-16		9700
Lisätä:	Annetut, mutta tallettamattomat sekit	10000
	Pankin kiinnostama pankki hyvittää	75	10,075
Vähemmän:	Pankkimaksuja ei ole kirjattu	175	175
	Tilinpäätöksen mukainen saldo 31.3.-16		19,600

Tapaus B - Tiliotteen perustana

	Tilinpäätöksen mukainen saldo 31.3.-16		19,600
Lisätä:	Pankkimaksuja ei ole kirjattu	175	175
Vähemmän:	Annetut, mutta tallettamattomat sekit	10000	175
	Pankin kiinnostama pankki hyvittää	75	10,075
	Saldo kirjanpitokirjan mukaan 31.3.-16		9700

Mitkä ovat sovittelutyypit?

Tavanomaiset perustiedot, jotka ovat välttämättömiä ja jotka on laadittu päivittäisessä liiketoiminnan kirjanpidossa:

Pankkien sovittelu
Toimittajan sovittelu
Asiakkaan sovittelu
Yritysten välinen sovinto
Yrityskohtainen sovittelu

Keskustelemme näistä lausumista yksityiskohtaisesti:

# 1 - Pankin sovittelu

Pankkitilille kirjattujen tosiasiallisten tapahtumien osalta laaditaan pankin täsmäytyslausunto.

Joitakin syitä pankkikirjan ja tiliotteen eroon ovat:

Sekki toimitettu myyjälle, mutta esitetty myöhemmin

(Toisinaan tiliotteessa on sekkejä, jotka ovat hyvin vanhoja. Ne ovat vanhentuneita eikä niitä voi edes tallettaa. On parempi kirjoittaa ne pois ja pitää pankkikirja puhtaana.)

Määrä, jonka asiakas on tallettanut suoraan pankkitilillemme
Pankin hyvittämät pankkikorot
Pankin veloittamat pankkikulut
Pankkivirheet (Vaikka harvinaisia, virheitä voi tapahtua myös tietojen syöttövirheiden takia, pankki voi)

Kaikki maksuihin ja kuitteihin liittyvät toiminnot seurataan pankkikirjan kautta. Sen sovittaminen auttaa pitämään sen ajan tasalla.

Elämämme helpottamiseksi useimmilla kirjanpidon toiminnanohjausjärjestelmillä on sisäänrakennetut ominaisuudet, jotka auttavat saamaan pankkitilauslausunnon suoraan.

Näissä toiminnanohjausjärjestelmissä käytetty peruskäsite on jokaisen tapahtuman "pankkipäivän" tallentaminen. Pankkipäivä on päivä, jolloin tapahtuma näkyy tiliotteessa. ERP poimi raportin, joka perustuu "Asiakirjan päivämäärään" verrattuna "Pankkipäivään".

# 2 - Toimittajan sovinto

Toimittajan täsmäytyslausunto on valmis varmistamaan, että toimittajan kirjoissa olevat kirjanpitomerkinnät ovat yhdenmukaiset kirjoissamme olevien kirjanpitomerkintöjen kanssa.

Poikkeamien syyt ovat seuraavat:

Toimittaja ei saa varata varaamiamme ostotuotteita.
Meidän lähettämämme shekit eivät välttämättä näy heidän kirjoissaan. Se tapahtuu yleensä, kun sekki on väärässä paikassa tai kadonnut kuljetuksen aikana.
Kuljetetut tavarat, joita emme ole tallentaneet, mutta jotka myyjä on tallentanut;

# 3 - Asiakkaiden sovittelu

Asiakkaan täsmäytyslausunto on hyvin samanlainen kuin toimittajan täsmäytys. Se on valmis tarkistamaan, ovatko asiakkaan kirjat synkronoituja kirjojemme kanssa. Suurin osa yrityksistä pitää asiakkaan sovittelua etusijalla toimittajan sovitteluun nähden. Se johtuu siitä, että rahaa on saatavana asiakkailta, ja on aina parempi sovittaa yhteen niin, että maksut eivät ole vireillä joidenkin kirjanpitoon liittyvien ongelmien vuoksi.

Poikkeamien syyt ovat seuraavat:

Asiakkaiden tekemät palautukset eivät näy kirjoissamme.
Asiakkaan vähentämiä veroja ei ole kirjoissamme.
Siirrettävät tavarat kirjataan myyntiin pääkirjamme.
Suoraan pankkitilillemme siirrettyjä maksuja ei kirjattu.

Hyvä käytäntö on suorittaa asiakkaiden kuukausittaiset täsmäytykset vuorotellen. Olkoon, että yrityksellä on 100 parittomia asiakkaita, ja noin 10-15 asiakaskirjan täsmäytys tulisi tehdä kuukausittain.

Kun täsmäytys on saatu päätökseen ja molemmat osapuolet ovat sen vahvistaneet, voidaan antaa saldoja koskeva todistus kyseiseltä ajalta. Se varmistaa, että alkusaldoja ei tarvitse tarkistaa. Se auttaa myös kiistojen ratkaisemisessa.

# 4 - Yritysten välinen sovinto

Konserniyhtiöiden (holding, tytäryhtiö jne.) On laadittava konsolidoidut tilinpäätöstiedot. Näiden kirjojen on poistettava yritysten väliset liiketapahtumat, kuten myynti Holding Co: lta tytäryhtiölleen. Tätä varten on äärimmäisen tärkeää, että heidän kirjanpitonsa ovat aina synkronoituja, ja siksi ne tulisi sovittaa säännöllisesti ennen konsolidointiprosessia .

# 5 - Yrityskohtainen sovinto

Jokaisen yrityksen on valmisteltava muita sovittelutoimintoja edellä mainittujen perustietojen lisäksi. Esimerkki tästä on tavaroiden täsmäytyksen kustannukset

Tätä täsmäytystä ei sovelleta palvelualaan, koska niillä ei ole varastoja. Se on kuitenkin elintärkeää yrityksille, joilla on varastoja.

Mikä on myytyjen tuotteiden hinta?

Myytyjen tavaroiden kustannukset = avaava varasto + ostot - loppuvarasto

Myytyjen tavaroiden kustannukset = myynti - voitto

Jompikumpi näistä kahdesta menetelmästä voi saada aikaan tavaroiden kustannukset. Molempien on oltava sama määrä. Jos ei, sovittelulausunto tulisi olla valmis selvittämään erojen syyt. Lisäksi päätösosakkeen fyysinen todentaminen olisi suoritettava, ja sama olisi sovitettava tilikirjoihin ilmestyvän loppuvaraston kanssa.

Hyödyllisiä vinkkejä MS Excelille sovituksia suoritettaessa

Vakiomallinen malli tulisi laatia kaikkien Excelin tärkeiden kaavojen kanssa. (Yllä kuvattua muotoa voidaan käyttää)
Kun kyseessä on myyntiautomaatti / Asiakkaan sovittelua, Lasku nro toimii kuten normaali kenttä, joka voidaan ottaa pohjaksi suorittamiseksi VLOOKUP toiminnon ja tekee sovintoprosessissa yksinkertaista. Varmista, että teet erikoisliitännän Excel Vlookup -toiminnon käytön jälkeen.
Suodata veloitus- ja hyvitysluettelot erikseen ja sovita ne erikseen. Toinen tapa erottaa merkinnät on suodattaa ne tyypin mukaan, kuten Maksut, Laskut, Palautukset, Muut oikaisut. Näiden yhteensovittaminen erikseen ja erojen laskeminen osoittautuu hyödylliseksi.

seychellesartprojects.org