seychellesartprojects.org

Mikä on ostolehdet?

Ostopäiväkirjat ovat erityispäiväkirjoja, joita organisaatio käyttää kaikkien luottohankintojen seuraamiseen. Se tunnetaan myös nimellä Ostokirja tai Ostopäivä. Vaikka luottotapahtumat kirjataan ostokirjaan, käteisostot kirjataan yleiseen päiväkirjaan. On syytä mainita, että vain tavaroiden luotonostot kirjataan tällaisiin aikakauslehtiin ja kaikki investoinnit jätetään pois.

Useimmilla organisaatioilla on erillinen osto-osasto, joka huolehtii koko ostoprosessista, joka on vaadittujen tuotteiden tunnistaminen, luokittelu, tarjouksen pyytäminen, tilauksen tekeminen ja halutun kuvauksen mukaisten tuotteiden vastaanottamisen vahvistaminen.

Ostopäiväkirjaosuuden komponentit

# 1 - Kaksi osapuolta

Jokaisessa ostoksessa on kaksi osapuolta, ostaja ja myyjä. Molemmat osapuolet sopivat hinnasta, jonka ostaja maksaa tavaroista tai palveluista. Tämä ostohinta on kaikkien ostopäiväkirjojen tapahtumasumma. Henkilöä tai organisaatiota, jolta osto tehdään, kutsutaan Toimittajaksi, ja kun luottotiedot ostetaan, Toimittaja näkyy taseen velkojina maksun suorittamiseen saakka.

# 2 - Luotto-osto

Organisaatio hankkii erilaisia ​​tavaroita ja palveluita useilta toimittajilta. Kun hyvää ostetaan luotolla, lähetetään seuraava päiväkirjamerkintä - Oletetaan, että X Ltd. osti 500 dollarin arvosta tavaroita Y Ltd: ltä -

Kun maksu suoritetaan -

# 3 - Lasku

Lasku on asiakirja, jonka myyjä antaa ostajalle. Se on yksityiskohtainen asiakirja. Se sisältää laskun päivämäärän, toimittajan nimen ja osoitteen, sen organisaation nimen, jolle se laskutetaan, organisaation, johon tavara lähetetään, osoitteen ja nimen, tavaroiden määrän ja kuvauksen, toimittajan tarvitseman maksutavan, valuutan lasku, verot jne. Lasku on tärkeä asiakirja, joka on ongelma yhdessä tavaroiden kanssa, ja kun se saavuttaa ostajan, ostaja vastaa saapuneita tavaroita tehdyn ostotilauksen kanssa.

 # 4 - Osto-osasto

Useimmilla organisaatioilla on erillinen osto-osasto, joka vastaa tavaroiden hankinnasta. Joten kun joku henkilö tai osasto tarvitsee tavaroita, heidän on lähetettävä pyyntö osto-osastolle, jos tavaroita on jo varastossa tai varastossa, osto-osasto antaa tavarat. Jos tavaroita ei ole saatavana, ostoryhmä tunnistaa tarvittaviin tavaroihin erikoistuneen toimittajan ja tekee tilauksen. Kun tilaus on saapunut, he tarkistavat, että se vastaa vaadittua kuvausta ja määrä vastaa pyydettyä. Kun osto-osasto vahvistaa, että tavarat on vastaanotettu, lasku menee tileille maksettavaksi.

 # 5 - hyvityslasku

Jos toimitetut tavarat eivät vastaa kuvausta, niillä on laatuongelmia tai vaurioita, ja Ostajan on palautettava se toimittajalle. Sitten Toimittaja antaa asiakirjan nimeltä Credit Note, joka mukautetaan tulevaisuudessa tavaramaksuihin. Oletetaan, että X Ltd. palautti arvoltaan 1000 dollaria ja Y Ltd. laski hyvityslaskun tälle arvolle. Seuraavan kerran, kun X Ltd. ostaa 5000 dollaria, sen on maksettava vain 4 000 dollaria, koska 1000 dollaria mukautetaan luottotietoon.

# 6 - Ostokirja

Ostokirja kirjaa kaikki hyvitysostot yhteen paikkaan, ja siellä mainitaan toimittajien tiedot, laskun numero, valuutta, määrä ja muut yksityiskohdat. Näiden toimittajien saldot ostokirjasta siirretään yksittäisille kirjanpidoille ja kulupäätteet veloitetaan kulutustililtä. Tämä on yksi kirjanpitoprosessin perusasioista, mikä on välttämätöntä kirjanpitosaldojen, kokeilutaseen ja lopputilin laatimisessa. Alla on esimerkkikirja XYZ Ltd elokuuta 2019 varten. Tällöin saldot 500 dollaria, 1000 dollaria ja 2000 dollaria lähetetään yksittäisille Niken, Adidaksen ja PUMA Ltd: n kirjanpidoille. Lisäksi ostotiliä veloitetaan 3500 dollaria.

Ostolehtien edut

• Kaikkien toimittajien tiedot löytyvät yhdestä paikasta, mikä auttaa kirjanpitosaldojen ja kokeilutaseen sovittamisessa yhteen
• Helppo ylläpitää ja seurata tietoja toimittajan analyysiä varten
• Luottoostojen kokonaismäärä ja ostotyyppi löytyvät yhdestä paikasta
• Oleellinen asiakirja osto-osaston sujuvan toiminnan kannalta
• Vuoden lopputarkastusten aikana kaikkiin toimittajiin liittyvien laskujen löytäminen tulee saataville ostopäiväkirjoista
• Yksi kuuluisista ja laajalti ylläpidetyistä kirjoista

Ostolehtien haitat

• Tarvitaan erillinen kirjanpitäjä, joka maksaa aikaa ja rahaa
• Jos ostokirjasta valitaan väärä toimittajatili, se johtaa virheeseen koesaldon ja lopputilin valmistelussa

Johtopäätös

Ostopäiväkirjat ovat tärkeä ja olennainen osa minkä tahansa organisaation kirjanpitoprosessia. Huolellisesti toteutettuna äänijärjestelmä auttaa ostamaan juuri ajoissa, mikä säästää aikaa ja rahaa. Näistä lehdistä saatu ostoanalyysi auttaa myös neuvottelemaan uusia sopimuksia. Ostopäiväkirjat auttavat myös luotonantajien hallinnassa, palautettujen tavaroiden tilan, hyvityslaskujen ja toimittajien päivitetyn kirjanpidon seurannassa, jotka kaikki ovat välttämättömiä, jotta yritys voi menestyä ja olla ajan tasalla. Se auttaa myös tilintarkastuksen helpottamisessa toimittamalla tilintarkastajien tarvitsemat tiedot.