seychellesartprojects.org

Mikä on kirjanpitotietojärjestelmä?

Kirjanpitotietojärjestelmällä tarkoitetaan atk-menetelmää, jota yritykset käyttävät kirjanpidon ja rahoitustietojen keräämiseksi, tallentamiseksi ja käsittelemiseksi, jota yrityksen sisäiset käyttäjät käyttävät raportoidakseen erilaisia ​​tietoja sidosryhmien sidosryhmille. yritys, kuten velkojat, sijoittajat, veroviranomaiset jne.

Yksinkertaisesti sanottuna, se on järjestelmä, jolla kerätään ja tallennetaan kaikki rahoitustapahtumiin ja tapahtumiin liittyvät tiedot siten, että sisäinen johto, tilit, talousjohtajat, tilintarkastajat jne. Voivat hakea ne päätöksentekoon. AIS voi olla hyvin yksinkertainen kirjanpito erilaisiin kirjanpitoon, kustannuslaskentaan, taloudellisiin raportteihin, kuten tuloslaskelmaan, taseeseen jne.

Kirjanpitotietojärjestelmän (AIS) komponentit

# 1 - Henkilö (sidosryhmät)

Jokaisen kirjanpidon alku ja loppu. On sidosryhmä, joka syöttää tietoja järjestelmään, kerää, analysoi, raportoi jne., Ja on toinen henkilö (sidosryhmä), joka tarvitsee tietoja. Esimerkiksi kirjanpitäjä tallentaa erilaisia ​​taloudellisia tietoja ja esittää ne useiden sidosryhmien, kuten omistajan, osakkeenomistajien, velkojien, hallituksen jne. Käyttöön.

# 2 - Tiedot

Mitä AIS tallentaa, raportoi? Kyse on erilaisista kirjanpitotapahtumista, tapahtumista ja muista raha-asioista. AIS ei tallenna tietoja, joilla ei ole rahapohjaa. Tiedot voivat olla mitä tahansa, kuten myyntikirja, asiakastili, toimittajien kirjanpidot, taloudelliset raportit, kuten tuloslaskelma ja tase, kassavirtalaskelma jne.

# 3 - vakiintuneet menettelyt

Erilaisten toimintojen suorittamiseksi, kuten määritelmässä todetaan, AIS noudattaa ennalta määriteltyjä vaiheita, menettelyjä. Johdonmukaisuuden varmistamiseksi tämä on yksi AIS: n perustarpeista. AIS voi suorittaa toiminnon joko manuaalisesti tai automaattisesti. Tämä toimenpide on opetettava henkilöä käsittelevälle henkilölle tai koodattava järjestelmään automaattisten järjestelmien tapauksessa.

# 4 - Ohjelmisto (ERP)

Ohjelmisto tai laajemmin ERP on tietokonepohjainen ohjelma, joka suorittaa mainitut toiminnot. ERP: tä voidaan kuvata tietokantaohjelmistopakettijärjestelmäksi, joka tukee liiketoimintaprosesseja ja toimintoja, mukaan lukien valmistus, markkinointi, talous, henkilöstö jne. Se on yksi kirjanpitotietojärjestelmän (AIS) pääkomponenteista.

# 5 - Tietojärjestelmäinfrastruktuuri

Yksinkertaisesti sanottuna IT-infrastruktuuria voidaan sanoa konsortioksi, joka koostuu erilaisista IT- ja IS-laitteistoista, työkaluista, lisävarusteista. Esimerkiksi tietokoneet, tulostimet, skannerit jne

# 6 - Sisäiset hallintalaitteet

Sisäinen valvonta on jokaisen yritysorganisaation perustarve. Nämä ovat organisaation hyväksymiä työkaluja, tarkastuksia, menettelyjä, järjestelmiä taloudellisten tietojen eheyden varmistamiseksi, petosten, virheiden estämiseksi, omaisuuden turvaamiseksi jne.

AIS-esimerkkeihin perustuva tapaustutkimus

• Case -  Martin Inc., Lontoon tunnetun supermarkettikauppaketjun omistaja, käytti perinteistä tapaa kirjata liiketoimet paperille. Laajentuvan liiketoiminnan vuoksi haluaa nyt tietää asiakkaiden, myyjien, menneisyydessä ansaittujen voittojen yksityiskohdat, arvioitu tulevaisuudessa voiton ansaintakyky, yksityiskohdat sen liiketoimintaan kuuluvasta käyttöpääomasta, mutta ei pysty ennustamaan sitä manuaalisen kirjanpidon vuoksi.
• Ongelma - Omistaja ei pysty ymmärtämään toimipaikkaansa eli kaikkia edellä mainittuja vaatimuksia.
• Ratkaisu - Jos AIS olisi ollut käytössä, Martin Inc. olisi helposti poiminut yksityiskohdat asiakkaista, myyjistä, menneisyydessä ansaitusta voitosta, liiketoimintaan liittyvästä käyttöpääomasta jne. Aiempien lukujen lisäksi AIS: llä on myös kyky ennustaa tulevaisuutta voiton, kassavirran ja muiden positioiden kehityssuuntaukset.

Kirjanpitotietojärjestelmän edut

• # 1 - Kustannustehokkuus - Digitalisaation ja tekoälyn aikakaudella kukin organisaatio on siirtymässä kohti kustannussäästöjä tekoälyn avulla. AIS on auttanut vähentämään manuaalisia ponnisteluja ja voi suorittaa saman toiminnan kustannustehokkaammin.
• # 2 - Ajan tehokkuus -  AIS on auttanut liike-elämän organisaatioita vähentämään taloudellisten tietojen kirjaamiseen, luokitteluun ja raportointiin kuluvaa aikaa. AIS voi suorittaa suuren määrän manuaalista työtä huomattavasti vähemmän ponnisteluilla ja aikaa vievällä.
• # 3 - Helppo pääsy (siirrettävyys) -  AIS-järjestelmään tallennetut tiedot voidaan hakea Internetiin yhdistetyn tietojärjestelmän kautta missä ja milloin tahansa. Jos manuaalisesti valmistettuja tilikirjoja ei voida helposti kuljettaa, AIS-tietoja voidaan.
• # 4 - Tarkkuus -  AIS: n avulla tietojen luotettavuus paranee. Kuten olimme aiemmin keskustelleet tässä artikkelissa, että AIS noudattaa ennalta määritettyjä ohjeita. Siksi virhealttiiden tietojen mahdollisuudet ovat pienemmät, ja siksi AIS: llä on lisäetuna tarkka data.

Haitat

• # 1 - Erän ja koulutuksen alkukustannukset - Vaikka keskustelimme AIS: n kustannustehokkuudesta, sama ei välttämättä ole tarkka pienten yritysten yrityksissä. Alkuasetusten kustannukset voivat olla korkeat eivätkä ne välttämättä tuota arvoa organisaatiolle.
• # 2 - Manuaalinen interventio -  Vaikka keskustelimme siitä, että AIS vähentää manuaalista puuttumista, samaa ei voida poistaa. AIS tarvitsee manuaalista puuttumista tiettyyn aikaan, mikä voi tuoda järjestelmään tehottomuutta.
• # 3 - Virhettä ei voida poistaa kokonaan -  keskustelimme, AIS vähentää virheiden mahdollisuutta, mutta ohjelmistossa on virheellisen koodauksen mahdollisuuksia, mikä voi johtaa virheisiin alttiisiin tuloksiin. Myös manuaalinen puuttuminen on edelleen läsnä täällä, mikä voi myös aiheuttaa virheen.
• # 4 - Luottamuksellisuus -  Vaikka keskustelimme AIS-tietojen siirrettävyydestä, sama voi olla tuhoisa myös organisaatiolle. Jos tällaisia ​​tietoja hakkeroidaan eli varastetaan. Tunkeilija voi muuttaa tietoja tai paljastaa arkaluonteisia taloudellisia tietoja.
• # 5 - Virus Attack -  Kaikki IS: ään tallennetut tiedot voivat saada tartunnan viruksella, joka voi aiheuttaa häiriöitä, muuttaa AIS: ään tallennettuja taloudellisia tietoja.

Rajoitukset

• Kustannukset: Keskustelimme jo AIS: n kustannuksista haittana.
• Koulutus: On tarpeen kouluttaa käyttäjiä syöttämään, hakemaan tai käyttämään AIS: ää halutulla tavalla. Jos asianomainen henkilö ei saa koulutusta hyvin, se voi johtaa virheelliseen tietojen valmisteluun ja esittämiseen. Lisäksi suuressa organisaatiossa tapahtuu usein siirtoja, ylennyksiä, eroamisia, eläkkeelle siirtymistä. Kaikissa näissä tapauksissa korvaavia kouluttajia on säännöllisesti tarpeen.
• Vanheneminen : Digitalisaation aikakaudella tekniikka muuttuu nopeasti. Tekniikan vanhentuminen vie hyvin vähän hetkiä. Tämä synnyttää organisaation tarpeen ottaa muutokset käyttöön aikaisintaan. Muuten se voi johtaa virheisiin alttiisiin tietoihin.

Muutos kirjanpitotietojärjestelmässä (AIS)

Nopeasti muuttuvan tekniikan ja teknologisen kehityksen mukauttamisen aikakaudella AIS: ssä tapahtuu merkittäviä muutoksia. Viimeisimpiä muutoksia ovat pilvipalvelu, pilvipalvelu, reaaliaikainen kirjanpito tai mobiililaskenta.

Tämä on tehnyt kirjanpidosta paljon helpompaa ja kätevämpää kuin vanhat kirjanpitotavat. Edistyminen on saavuttanut tason, joka paitsi tallentaa, luokittelee, analysoi ja raportoi lukuja, mutta myös ennustaa tulevia trendejä, mikä voi auttaa kohtaamaan todellisen tilanteen paljon varautuneesti.

Johtopäätös

Kirjanpitotietojärjestelmää (AIS) voidaan kuvata siunaukseksi kaikille organisaatioille, kun tutkimme AIS: n etuja ja haittoja sekä rajoituksia. Organisaation on kuitenkin erittäin hyödyllistä siirtyä manuaalisesta kirjanpidosta AIS-pohjaiseen kirjanpitoon. AIS: n erilaisten haittojen ja rajoitusten voittamiseksi on olemassa ohjelmisto, joka suojaa organisaation AIS: n viruksilta, hakkereilta ja muilta hyökkäyksiltä.

Tekoäly, kirjanpitotietojärjestelmän (AIS) laajennettu versio, on jo alkanut vähentää manuaalista puuttumista ja kasvaa nopeasti raivoisalla tahdilla.