Ostovelan jakso (määritelmä) 12 vaihetta ostovelassa

Ostovelat -sykli, joka tunnetaan myös nimellä Procure to Pay, ovat sarjan erilaisia ​​prosesseja, jotka sisältävät tuotteen ostamiseen tarvittavat erilaiset toiminnot tavaroiden tilaamisesta toimittajille, tavaroiden ostamisesta ja toimittamisesta ja lopulta suorittamalla viimeinen erääntynyt maksu toimittajalle.

Mikä on ostovelasykli (AP)

Ostoreskontra-sykli tunnetaan myös nimellä 'Procure to Pay' tai 'P2P'-sykli on sarja prosesseja, joihin liittyy yrityksen osto- ja maksuosasto ja joka suorittaa kaikki tarvittavat toiminnot tilauksen tekemisestä toimittajalle, tavaroiden ostamisesta ja loppumaksuista toimittajille.

Jokaisella yrityksellä on kaksi suurta suhdannekiertoa - tulojakso ja menosykli.

  • Tulosykli sisältää toimintoja, kuten myynnin, markkinoinnin, asiakassuhteen, tulojen keräämisen jne.
  • Menosykli sisältää ostot, toimittajamaksut, tuotantokustannukset, palkat ja palkat jne. Ostovelat ovat merkittävä osa menoja.

Seuraavat vaiheet sisältyvät Ostovelat -sykliin -

  1. Vaadittujen tavaroiden määrittäminen
  2. Hankintaprosessi
  3. Hae toimittajia
  4. Ehdotuspyyntö
  5. Tarkista tarjouksen vastaanottaminen
  6. Neuvottelut
  7. Ostotilaus
  8. Toimittajan vahvistus
  9. Toimittajien velvollisuus
  10. Tavaroiden onnistuneesta toimituksesta
  11. Laskun merkintä
  12. Maksu

Keskustelkaamme näistä yksityiskohtaisesti -

Ostovelan jaksoon sisältyvät vaiheet

Seuraavat vaiheet sisältyvät hankinta maksamaan -jaksoon:

# 1 - Tavaroiden määrittäminen vaaditaan

Ostot tehdään yrityksen tuotanto-osaston vaatimien varastojen perusteella. Tuotantopäällikkö tunnistaa tarvittavat tarvikkeet ja ilmoittaa asiasta osto-osastolle.

# 2 - Osto-osasto aloittaa hankintaprosessin

Saatuaan tuotannon toimitushakemusten hyväksynnän osto-osasto tarkistaa, onko jo tehty vastaavia tilauksia; jos ei, niin luodaan uudet ostotilaukset.

# 3 - Etsi toimittajia

Tavarantoimittajien löytäminen on hankala työ, joka sisältää erilaisia ​​tekijöitä, kuten sijainnin, kuljetuksen helppouden, luottopolitiikat, toimittajan ja sen tuotteiden hyvän tahdon, menneet yhteydet yritykseen ja paljon muuta. Yritys pitää kuitenkin parempana liiketoimia kokeiltujen toimittajien kanssa. Muissa tapauksissa potentiaaliset toimittajat valitaan paikallisesti, kansallisesti tai kansainvälisesti käyttämällä online-liiketoimintaa yritysportaaleille (kuten Alibaba.com), viittauksia jne.

# 4 - Ehdotuspyyntö

Muutaman potentiaalisen toimittajan valitsemisen jälkeen toimitetaan muodollinen asiakirja saadakseen tarjouksia tuotteista. Asiakirjaa kutsutaan ehdotuspyynnöksi (RFP). Toimittaja lähettää ehdotuksen, joka sisältää tuotteiden hinnat ja ominaisuudet, ja pyytää yritystä tekemään kauppaa heidän kanssaan.

# 5 - Tarkista tarjouksen vastaanottaminen

Yritys tarkistaa eri toimittajien lähettämät tarjoukset ja suodattaa toimittajat, jotka voivat täyttää yrityksen vaatimukset. Yritys ilmoittaa valituille toimittajille kiinnostuksestaan ​​tehdä ostotarjouksia.

# 6 - Yritys aloittaa neuvotteluprosessin

Neuvottelut ovat hektinen ja joskus aikaa vievä prosessi, jossa ostaja pyytää myyjää alentamaan hintojaan, tarjoamaan liberaalia luottopolitiikkaa ja muita perusneuvotteluehtoja, kuten alennuksia, tuotteiden laatua, rahtimaksuja, toimitus- ja vakuutusehtoja. Neuvotteluprosessi suorittaa suodatuksen, ja yhtiö on valinnut parhaat toimittajat.

# 7 - Ostotilaus

Yritys, joka on hyväksynyt halutun toimittajan, myöntää hänelle tilauksen lähettämällä virallisen ostotilausasiakirjan. Se vahvistaa toimittajan yrityksen vaatimuksista ja tuotteiden tai palvelujen toimittamisen määräajasta.

# 8 - Toimittajan vahvistus

Sopimus alkaa, kun toimittaja suostuu myymään tuotteitaan vaadituin ehdoin. Toimittajan on lähetettävä vahvistus hyväksymisestä kirjallisesti postitse tai sähköpostitse.

# 9 - Toimittajien velvollisuus

Tavarantoimittajan velvollisuus on saada tavarat valmiiksi ja toimittaa tiukasti määräaikoja noudattaen ja pitää yritys ajan tasalla tilauksen etenemisestä. Ilmoitus on lähetettävä, kun tavarat ovat valmiita lähetettäväksi, ja lähetysilmoitus, mukaan lukien voimassa olevat asiakirjat, joissa täsmennetään tavaran kuvaus, mukaan lukien paino tai yksiköt, toimituspäivä, sijainti jne.

# 10 - Toimitettujen tavaroiden tarkastus

Alkaa tarkastusprosessi, joka sisältää sekä laadun että määrän tarkastukset. Osto-osasto tarkistaa, ovatko toimitetut tavarat ostotilauksen mukaisia.

# 11 - Laskun merkintä

Onnistuneen tarkastuksen jälkeen, jos kaikki sopii sopivaksi, osto-osasto lähettää hyväksynnän ostovelko-osastolle maksuprosessin aloittamiseksi. Ostovelat-osasto tekee siten laskusta laskun, joka sisältää kaikki maksua koskevat eritelmät, kuten lopullinen päivä ja / tai viimeinen päivämäärä, jossa on alennus, hyvityksen määrä ja muut viralliset tiedot.

# 12 - Maksu

Jokaisen tarvittavan tarkastuksen jälkeen ostovelat alkavat suorittaa maksuja toimittajalle osittain tai kokonaan yrityksen normien mukaisesti. Voit suorittaa maksuja toimittajille eri tavoin, kuten:

  • Käteismaksut
  • Sekkimaksu (tai muut neuvoteltavat välineet)
  • Online-kolmannen osapuolen siirto
  • Luottokorttimaksu
  • Maksut dollareilla tai muulla valuutalla (yleisesti sovellettavissa tuontitapahtumiin);
  • Barter-maksu, ts. Joidenkin tavaroiden ja / tai palvelujen maksaminen toimittajan vastaanottamista tavaroista ja / tai palveluista.

Asiaankuuluvat asiakirjat, jotka ovat mukana AP-syklissä

Seuraavat ovat tärkeitä asiakirjoja, jotka sisältyvät hankinta maksuun -sykliin:

# 1 - Ostotilaus

Yrityksen osto-osasto tuottaa tilauksen tarvittavista tavaroista ja lähettää sen myyjälle. Tilaus antaa myyjälle tietoja tuotteista ja niiden määristä. Siinä määritetään myös päivämäärä, jona tavarat on toimitettava.

# 2 - Raportin vastaanottaminen

Tavaroiden toimittamisen jälkeen johto tarkastaa lähetyksen ja tarkistaa laadun, määrän ja muut olennaiset seikat. Täydellisen tarkastuksen jälkeen se luo yksityiskohtaisen raportin, jota kutsutaan raportin vastaanottamiseksi.

# 3 - Toimittajan lasku

Asiakirja on laillinen sopimus, jossa myyjä ilmoittaa tavarat, yksikkökohtaisen hinnan ja kokonaissumman sekä sovellettavan veron määrän. Siinä määritetään myös luottopolitiikka ja maksun viimeinen päivämäärä.